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Peut-on vraiment trouver l’équilibre ? Demandez-le à Alice.

Par Jacqui d’Eon

Le concept d’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle a commencé à émerger à la fin des années quatre-vingt. (J’aurais pu commencer par « Il était une fois… ») On nous disait que nous pouvions tout avoir – une carrière réussie, une famille heureuse, un corps en forme, la liberté financière à 55 ans – et plus encore. Il s’agissait simplement, nous disait-on, de trouver l’équilibre. J’étais pour ma part sceptique. Même si je souhaitais atteindre ce fameux équilibre, je me sentais incapable d’y arriver. Je ne croyais pas qu’on puisse accomplir tant de tâches tout en restant équilibré. Mais avec l’âge et le recul, je crois qu’un tel équilibre est réalisable.

Je vis pour les « les choses » ! J’entraîne des cadres occupés à bien faire  les choses . Je prêche la préparation aux crises parce que je sais qu’il se passe des choses . En tant que communicatrice professionnelle, je travaille avec des associations pour élaborer des stratégies de communication qui permettent de réaliser des choses  importantes.

Quand on est un maître des choses , on en apprend sur l’équilibre. On apprend par exemple que l’on ne peut pas atteindre tous les jours l’équilibre souhaité – un imprévu vous empêche d’aller voir un film avec une amie, votre enfant tombe malade, vous devez participer à une visioconférence importante, un employé clé est incapable de travailler ou un commanditaire est incapable de remplir ses obligations.

Ce que j’en suis venue à comprendre, c’est que l’équilibre se mesure au fil du temps, et non au jour le jour. Pour y parvenir, chacun doit faire l’inventaire de ses valeurs et préciser sa définition du succès. Certains d’entre vous travaillent peut-être actuellement à l’obtention de leur titre de caé. Je suis prête à parier qu’au fil du temps, vous avez dû laisser glisser d’autres aspects de votre travail ou de votre vie personnelle. Peut-être avez-vous dû démissionner du comité des parents de l’école ou avez-vous pris moins de soupers au restaurant. Ou peut-être vous a-t-il fallu prendre d’autres décisions pour recalibrer votre équilibre. Après avoir fièrement reçu votre titre de caé lors de la conférence annuelle de la SCDA, vous aurez l’assurance d’avoir fait les bons choix et que l’effort en valait la peine.

Prenons le cas d’Alice. Alice est la dirigeante fictive d’une petite association. Elle est responsable du développement et des communications avec les membres. Elle est un peu en surpoids et pas très en forme. Alice a trois enfants d’âge scolaire et un partenaire qui voyage beaucoup pour son travail. Pour monter en grade, Alice veut obtenir son titre de caé, mais elle doit aussi reconduire ses enfants à l’école et se précipiter pour respecter les délais. Alors ce qu’elle aimerait plus que tout, c’est d’aller se réfugier dans une cabane près d’une plage isolée avec un bon livre et une boisson exotique. Mais ce n’est pas sa réalité. Elle doit prendre des décisions pour fixer des priorités et planifier son emploi du temps. Alors, voici les objectifs qu’Alice s’est fixés pour 2020 :

•   Obtenir son titre de caé

•   Perdre cinq kilos

•   Courir le marathon

•   Accroître l’engagement des membres de 20 pour cent

•   Trouver un nouveau commanditaire pour le congrès de son association

•   Lire un livre par mois

•   Passer une matinée par semaine à l’école de son enfant

•   Prendre des vacances

•   Cotiser le maximum à son REER et à son CELI

Ainsi débordée, Alice risque d’être déçue lorsqu’elle mesurera l’atteinte de ses objectifs au fil du temps. Elle doit établir des priorités si elle veut faire l’équilibre et se préparer au succès.

Alice doit remplir une « grille d’impact » pour prioriser ses efforts en fonction des probabilités et des résultats attendus. Voici à quoi ressemblait la liste d’Alice quand elle l’a tracée sur une grille d’impact.

Selon cet exercice, si Alice terminait l’année avec son programme caé sur la bonne voie, cotisait le maximum à son REER et allait à l’école de ses enfants une fois par semaine, 2020 serait un succès. Ces objectifs deviennent ses « impératifs » de l’année. Bien qu’elle aimerait perdre cinq kilos et prendre des vacances, elle contribuera quand même à son sentiment de bien-être en mangeant mieux et en bougeant plus. (Sa santé mentale s’est déjà améliorée avec cet exercice !) Plutôt que de prendre des vacances, elle se contentera de passer le congé scolaire de mars à la maison avec ses enfants en 2020 (on y reviendra ultérieurement). Bien sûr, il est également important pour son association qu’elle recrute plus de membres et trouve un nouveau commanditaire. Ultimement, ces mesures contribueront à son succès professionnel en 2020. Toutefois, le marathon et les objectifs de lecture devront peut-être attendre.

Si Alice aborde son année avec ces priorités, elle aura atteint un certain équilibre en faisant les choix difficiles qui lui redonneront le contrôle de sa vie. La voilà prête pour le succès.

La leçon qu’Alice a tirée de cet exercice, c’est qu’elle peut tout avoir – mais pas tout de suite. Une fois ses objectifs fixés, Alice peut mettre en place son plan tactique et déterminer ses indices de mesure.

LE PLAN TACTIQUE D’ALICE

Alice est-elle encore débordée ? Sans aucun doute. A-t-elle atteint l’équilibre ? Oui, mais tel que mesuré sur plusieurs mois et non quotidiennement. Aura-t-elle du succès ? En supposant que ses valeurs correspondent à ses priorités et que son plan tactique s’intègre à son horaire, elle y arrivera. Si Alice traverse une crise au travail ou à la maison, elle a maintenant les outils qui l’aideront à réévaluer ses activités. Elle est prête à faire face à tout.

Alice a une dernière tâche à accomplir. Pour réaliser son plan d’action, elle doit tenir un agenda.

Comme Alice, je suis une personne très occupée – un coup d’œil à mon agenda vous le confirmera. J’ai appris au fil des ans que je prends du retard dans mes projets si j’en entreprends trop. La surcharge de travail me cause du stress et me rend moins productive. Heureusement, je tiens un agenda. Chaque semaine, je mesure mes progrès par rapport à mes objectifs et j’évalue mon équilibre. J’ai appris quelques trucs en cours de route et je les appelle mes 10 règles d’or pour équilibrer une vie bien remplie. J’espère que ces règles vous aideront à atteindre l’équilibre en 2020.

TâcheButsResponsabilitéTactiques
Quelle est la tâche ?Quels sont les objectifs précis et mesurables pour atténuer le risque ?Qui exécute et qui est responsable ?Quelles sont les actions spécifiques nécessaires pour atteindre cet objectif ?
Réussir le programme de caé (2020, 2021)Réussir cinq cours caé – caé 100, 200, 300, 400 et 500*. *Le processus de base pour chaque cours est le même.AlicePour plus d’informations sur le programme caé, écrire à eve@csae.com.
M’inscrire au cours caé 100.
Trouver d’autres personnes qui sont inscrites et avec qui je peux étudier.
Réserver du temps dans mon agenda pour les lectures obligatoires.
Inscrire les dates de remise des travaux à mon agenda et inclure un calendrier de retour au travail pour m’assurer que les échéances sont respectées.
Inscrire les forums de discussion, y compris les travaux préparatoires.
Obtenir la note de passage et prévoir de m’inscrire au prochain cours/examen final.
Réussir l’examen final de caéAliceM’inscrire à l’examen final de caé.
Participer à l’appel de préparation à l’examen.
Me joindre au groupe d’étude pour que je n’aie pas à étudier seule ! Inscrire les rencontres et l’horaire à mon agenda.
Organiser et réviser le travail de cours du caé, les commentaires des instructeurs, les notes.
Passer l’examen final de caé.
Obtenir les résultats de l’examen.
Obtenir mon épinglette caé et mon titre professionnel !
C É L É B R E R !

Source : Stuff Happens par Jacqui d’Eon, SCDA 2019.

10 RÈGLES D’OR POUR ÉQUILIBRER UNE VIE BIEN REMPLIE

1. Toutes vos tâches importantes doivent être inscrites votre agenda (et n’en tenez qu’un seul !) J’ai essayé au fil des ans de nombreuses techniques. J’ai essayé le papier, j’ai essayé le calendrier et les listes de projets, j’ai même essayé plusieurs options en ligne. La seule chose qui fonctionne avec certitude est de tenir un agenda et un seul. Si vous faites partie d’une équipe de projet qui tient un échéancier distinct, reportez les dates repères à votre agenda et vérifiez régulièrement l’accomplissement des tâches. Vous pouvez également ajouter des rappels aux dates d’émission des relevés de carte de crédit, le moment où vous devez faire un suivi auprès de vos amis et clients, les anniversaires, etc. Planifiez les engagements hebdomadaires comme des événements récurrents. Alice a décidé de synchroniser l’agenda de son téléphone avec celui de son ordinateur.

2. Respectez votre agenda.  Si vous devez assister à une activité sportive ou à une pièce de théâtre à l’école, inscrivez-la à votre agenda avec le temps de déplacement. De cette façon, si quelqu’un vous demande de lui accorder du temps pendant l’événement, vous ne décevrez pas votre enfant et vous aurez la volonté de négocier un autre moment pour la réunion. L’une des astuces que j’utilise pour cela est que je code en couleur les événements qui ne peuvent pas être compromis. Alice a inscrit les dates clés de l’année scolaire en rouge vif pour indiquer qu’elles sont immuables.

3. Ayez toujours votre agenda sur vous. C’est encore plus facile si vous tenez un agenda en ligne. Si c’est un agenda relié, gardez-le toujours sous la main. Pourquoi ? Pour être capable de vérifier vos disponibilités si une occasion se présente alors que vous êtes loin du bureau.

4. Tout prend du temps, y compris les déplacements. Ce commandement est important pour deux raisons : si vous vivez dans une grande ville, le moindre déplacement peut prendre au moins 30 minutes. La loi de Murphy suggère que même les tâches les plus simples prennent souvent plus de temps que prévu. Alice a réservé les périodes de lecture de son programme caé séparément des périodes d’étude et de la préparation des travaux.

5. Prévoyez du temps entre les rendez-vous pour le « travail ». C’est un peu le corollaire de « tout prend du temps ». Il est impossible de terminer une réunion à 10 heures et d’en commencer une autre à la même heure, ne serait-ce que parce qu’il faut bien aller à la toilette ! Vous devez terminer la première réunion quelques minutes avant 10 heures ou commencer la suivante un peu après. Il est irrespectueux de quitter la première réunion avant la fin ou d’arriver à la seconde en retard. Tant de gens vont de réunion en réunion et font leur « travail » la nuit ou le week-end parce qu’il ne leur reste plus de temps dans la journée. Si quelqu’un d’autre gère votre agenda, assurez-vous qu’il protège votre temps de travail.

6. Notez-le et oubliez-le. Si vous avez des tâches récurrentes, consignez-les.  Qu’il s’agisse de payer des factures ou de se rappeler des anniversaires, une note à votre agenda vous les rappellera le moment venu sans que vous soyez obligés d’y penser tout le temps. Alice a réservé une heure une fois par mois avec son directeur général pour faire un suivi complet des projets.

7. Soyez attentifs. Lorsque le temps est venu de faire quelque chose, essayez d’être « dans le moment présent » et de vous concentrer pleinement.  Vous inquiéter de la prochaine tâche ne fait qu’allonger le temps nécessaire pour l’accomplir. Alice a été en mesure de terminer à temps ses travaux de caé parce qu’elle s’est concentrée sur les tâches en cours. Cela fait aussi partie du « respect de votre agenda ».

8. Faites preuve de souplesse. Si toutes vos obligations sont bien consignées, vous serez mieux en mesure de faire place aux imprévus. Un excès de souplesse, par contre, vous fera perdre de vue vos priorités. Le directeur général d’Alice est censé démissionner au milieu de 2020. Elle le remplacera à titre intérimaire et se portera candidate à la sélection permanente. Comme Alice rencontre régulièrement son DG, elle a déjà une bonne compréhension de ce qui l’attend.

9. Offrez-vous un travail bien fait.  J’ai un certain nombre de passe-temps et, comme la plupart des gens, je les préfère à mon travail.  Donc, quand j’ai une journée chargée, je m’accorde le plaisir de réserver un peu de temps à mon violon d’Ingres. Alice se régale d’un moment de lecture après une journée bien remplie et elle s’amuse à planifier les vacances qu’elle se promet de prendre une fois son caé obtenu.

10.  Dressez une liste de tâches. Pourquoi tenir une telle liste en plus de votre agenda, demandez-vous ?  Je trouve qu’une liste de tâches dressée à la fin ou au début de chaque journée aide à solidifier les objectifs pour le lendemain. Essayez d’énumérer chaque jour trois tâches impératives et classez les autres comme des tâches facultatives. 

Lorsqu’Alice a préparé son agenda, elle s’est rendu compte qu’il serait difficile de se rendre à l’école toutes les semaines, alors elle a opté pour une semaine sur deux. Lorsque son directeur général a démissionné, elle était sur le point de commencer son prochain cours de caé. Au lieu de le reporter, elle a réussi à se faire remplacer à une collègue à des réunions à l’extérieur de la ville.  

Avec les bons outils, il est possible d’atteindre un équilibre selon vos propres conditions. Alice vous le dira.

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